Vous vous posez des questions liées à l'Espace famille ? Cette rubrique a pour vocation de répondre à l’ensemble des questions les plus souvent posées.

ESPACE FAMILLE

Comment peut-on accéder à l’espace famille ?

L’Espace famille est disponible depuis le site de la ville de Carvin. Vous pouvez également y accéder directement sur : http://espacefamille.carvin.fr.

Le site est accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Nous vous invitons à l’ajouter à vos favoris afin d’y accéder plus rapidement lors de vos prochaines connexions.

Quels sont les délais pour les réservations qui seront faites via l’espace famille ?

Les délais de réservation possibles via l’Espace famille seront les suivants :

• Pour la restauration scolaire : vous devez réserver les repas au minimum 3 jours ouvrables avant la date de prise de repas, passé ce délai il vous sera toujours possible de réserver, mais une majoration de tarif sera appliquée.
• Pour la garderie périscolaire : vous pouvez réserver jusqu’au jour même où vous souhaitez faire garder vos enfants.
• Pour les Accueils Collectifs de Mineurs (ACM) du mercredi : les réservations sont ouvertes jusque 7 jours avant le début d’activité.
• Pour les accueils de loisirs saisonniers et le CAJ : la périodicité des inscriptions sera définie en fonction de l’année scolaire en cours, elle vous sera communiquée sur l’espace famille et via l’ENT des établissements scolaires.
• Pour la Baby Gym : réservation à l’année à partir du dernier Lundi du mois d’août

Est-il possible de réserver s’il y a des documents manquants dans le compte famille ?

Pour certaines activités comme les centres de loisirs, certains documents vous seront demandés, vous n’aurez la possibilité de réserver qu’une fois votre dossier validé par nos services.

Quand peut-on commencer à réserver une activité ?

Lorsque le compte de la famille sera mis à jour et validé par nos services, vous pourrez demander à accéder aux réservations pour les activités telles que la restauration scolaire ou la garderie depuis la rubrique « démarches disponibles ».

Quelques minutes après avoir reçu l’e-mail de validation, ces activités seront accessibles.

Pour d’autres activités telles que les centres de loisirs ou les mercredis récréatifs, demandant des documents spécifiques, vous devrez au préalable effectuer la démarche de demander via l’Espace famille à bénéficier de ces services.

Une fois votre demande acceptée, vous pourrez réserver les activités demandées selon le calendrier établi par nos services.

Les documents relatifs au PAI font-ils partie des documents à fournir obligatoirement avant toute réservation ?

Oui. Si votre enfant relève d’un Projet d’Accueil individualisé (PAI), les documents nécessaires à la validation de celui-ci doivent obligatoirement être insérés dans l’Espace famille pour toute réservation. Si cela n’est pas le cas, il ne vous sera pas possible de réserver.

Est-il possible de faire quand même une réservation en dehors de ces délais ?

Cela dépend de l’activité, certaines activités ne pourront plus être réservées passé un certain délai (ex : les centres de loisirs). Concernant la restauration scolaire, passé le délai de 3 jours ouvrables avant la prise de repas, il sera toujours possible de réserver, mais une majoration du tarif sera appliquée.

Comment doivent procéder les parents en cas de séparation ?

En cas de séparation et de garde alternée, chaque parent doit créer son propre compte avec ses informations personnelles. Chaque parent devra programmer les réservations pour ses enfants sur les périodes où il en a la garde.

Est-ce qu’un parent séparé peut voir si l’autre parent a bien réservé les activités pour son enfant ?

Les informations relatives au compte de chaque famille sont protégées. Cependant, avec l’Espace famille, il est impossible d’inscrire son enfant deux fois à la même activité. En d’autres termes, si un enfant a été inscrit par un de ses parents pour une activité à une date précise, le second parent ne pourra pas effectuer de réservation pour cette activité à la même date.

En cas de garde alternée, les seules périodes accessibles à la réservation sont celles où le parent en a la responsabilité. L’autre parent ne pourra pas visualiser les activités des enfants pour les périodes où il n’en a pas la garde.

Pour les personnes ne maîtrisant pas l’outil informatique, est-ce qu’une aide sera mise en place ?

Un poste informatique sera mis à la disposition des familles à la Maison de l'Initiative et de la Citoyenneté et les agents du service accompagneront les parents dans le paramétrage de leur compte. La création de celui-ci reste néanmoins une démarche personnelle.

Est-ce que les documents et informations doivent être saisis chaque année ?

Lors du changement d’année scolaire, le logiciel envoie une notification aux familles afin de procéder à la mise à jour des informations si cela est nécessaire (ex : déménagement, vaccination, séparation, avis d’imposition …).

L’annulation de repas peut-elle être faite sur l’espace famille ?

Les activités peuvent être annulées sur l’Espace famille dans la limite des délais fixés.

La facturation des activités non encore réglées sera adaptée.

Pour les activités déjà réglées, une régularisation sera faite sur présentation d’un justificatif que vous pourrez transmettre directement sur l’Espace famille.

L’espace famille est-il utilisable pour les collégiens ?

L’Espace famille est destiné à tous les membres de la famille éligible aux activités proposées, enfants et adultes.

Peut-on encore venir en mairie pour réserver et payer des activités ?

Oui, les réservations peuvent être réalisées via l’ordinateur mis à disposition à la Maison de l'Initiative et de la Citoyenneté.

Comment doit-on insérer les documents demandés dans l’espace famille ?

Dans la mesure du possible, les documents doivent être scannés et transmis depuis l’espace famille.

Vous avez également la possibilité de joindre des photos de document, mais celles-ci doivent être parfaitement lisibles. (Conseils : prenez en photo l’ensemble du document en vous positionnant parallèlement au document avec un éclairage suffisant, vérifier la lisibilité de vos photos ou scans avant leurs transmissions à nos services).

Le service est accessible depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette connectés à internet.

Si vous réalisez le paramétrage de votre compte à partir du poste mis à disposition à l’accueil de la Maison de l'Initiative et de la Citoyenneté, les agents du service se chargeront de scanner vos documents et vous aideront à les insérer dans votre compte.

Les accueils de loisirs saisonniers peuvent-ils être réservés via l’espace famille ?

Oui, sans aucun problème, vous devrez au préalable de vos réservations, effectuer la démarche de demander à bénéficier de ce service depuis l’Espace famille, une fois votre demande validée par nos services, vous aurez accès aux réservations selon le planning défini.

Les données contenues dans mon compte famille sont-elles protégées ?

Oui, les informations personnelles de chaque compte famille sont propres à ce compte, qui est uniquement consultable par le propriétaire de celui-ci et les agents du service habilités à le consulter.

Les données personnelles se trouvant sur chaque compte sont protégées en respect des lois et décrets relatifs au règlement général pour la protection des données (RGPD).

J’ai oublié mon mot de passe comment faire ?

Sur le site après avoir cliqué sur se connecter, et avoir saisi votre identifiant (votre email) il vous suffit de cliquer sur « mot de passe oublié ? » pour en recevoir un provisoire par mail.

Mon enfant est scolarisé dans une école privée, comment procéder ?

Pour bénéficier des centres de loisirs par exemple, vous devez créer un compte et ajouter votre enfant à l’Espace famille, une fois votre compte créé et mis à jour, vous n’avez qu’à vous rendre dans vos démarches et demander à bénéficier de ce service selon l’âge de vos enfants.

Une fois votre demande validée par nos services, vous aurez la possibilité de réserver cette activité selon le planning défini.

Comment récupérer une attestation, pour les déclarations d’impôts ?

Vous pouvez récupérer une attestation de facturation directement depuis l’Espace famille sur la période que vous souhaitez. (Après que la facture correspondante soit établie).

Comment créer un compte ?

La création du compte se fait sur le site de l’Espace famille.

Votre identifiant sera votre adresse mail.

Après avoir saisi les éléments demandés, votre demande de création de comptes sera envoyée à nos services qui la valideront après avoir vérifié qu’aucun compte n’existe déjà.

Vous serez informé par mail de sa validation.

À votre prochaine connexion, vous serez amené à mettre à jour votre dossier afin de compléter les informations personnelles de votre famille (vaccination, fiches sanitaires des enfants ...).

Une fois cette mise à jour transmise à nos services, ceux-ci valideront vos informations et vous permettront d’accéder à la réservation de certaines activités (Restauration scolaire, garderie …).

D’autres activités nécessiteront une démarche préalable « demande d’inscription à … » afin d’avoir accès aux réservations de l’activité. (ex : les centres de loisirs, qui nécessitent certains documents supplémentaires, le dossier devra être complet avant que vous puissiez avoir accès aux réservations de ce type d’activités).

Cette démarche est disponible depuis votre compte famille.

Comment bénéficier du meilleur tarif ?

Si vous êtes éligible à un tarif préférentiel, notamment selon votre tranche d’imposition, nous vous invitons à nous transmettre votre avis d’imposition depuis l’Espace famille afin d’en bénéficier. À défaut nos services appliqueront le tarif normal.

Qui mettre en contact et à quoi servent-ils ?

Ils peuvent être de plusieurs natures, il peut s’agir de personne que vous désignez pour reprendre vos enfants à la fin des activités, ce peut être le père ou la mère d’un ou plusieurs de vos enfants …

Il vous sera possible de définir pour chaque contact, le lien avec chaque membre de la famille.

Définir correctement vos contacts permet de garantir un meilleur suivi de vos enfants, des facturations et des liens entre les comptes multiples.

VOS DÉMARCHES

• Inscrire un enfant à la cantine
• Réserver des repas de cantine
• Inscrire un jeune au Centre Animation Jeunesse
• Inscrire un enfant au Club 3/11

Pour en savoir plus : Innovation et technologies.

POSEZ VOTRE QUESTION

Vos messages et vos questions concernant la ville nous intéressent. Les demandes ayant un intérêt collectif seront publiées ici.